قانون پارکینسون و تکنیک مدیریت زمان

در اپیزود سال 2018 از پادکست پِلَنِت مانی ان پی آر تحت عنوان قوانین شرکت ها، کنی و سارا مجری های برنامه، به قانون پارکینسون اشاره می کنند. آن‌ها توضیح می ‌دهند که یک هفته کامل فرصت دارند تا بخش قانون پارکینسون را به پایان برسانند، که در تئوری، برای تکمیل آن یک روز کار لازم است.

آنها اشاره می کنند که از آنجایی که یک هفته کامل تا آخرین مهلت خود فرصت دارند، احتمالاً زمانی را صرف جستجوی نوارهای آرشیوی و انجام مصاحبه های اضافی در طول هفته خواهند کرد. هنگامی که برای اولین بار به این قسمت گوش دادم، با قانون پارکینسون نیمه آشنا بودم، اما فکر نکرده بودم که این قانون چگونه و کجا بر من ظاهر می شود.

برای مثال نوشتن وبلاگ را در نظر بگیرید. معمولا همیشه چنین پست های وبلاگی را می نویسم. گاهی اوقات روزها  و حتی هفته ها  طول می کشد تا یک پست را تمام کنم، اما برخی مواقع می توانم هزاران کلمه را در ساعات منتهی به یک ضرب الاجل، بدون دردسر بنویسم.

واقعیت این است که هیچ کس از قانون پارکینسون مصون نیست. و از آنجایی که ما نیز از این قانون مصون نیستیم، بهترین مسیر ما این است که بدانیم این قانون چیست و چگونه می توانیم استراتژی ‌هایی را برای مبارزه با آن اجرا کنیم. این پست کلیه چیزهایی را که باید در مورد قانون پارکینسون بدانید و نحوه استفاده از آن به نفع خود را در اختیار شما خواهد گذاشت.

قانون پارکینسون چیست؟

قانون پارکینسون ضرب الامثل معروفی است که می گوید کار برای پر کردن زمان در نظر گرفته شده برای تکمیل آن، گسترش می یابد. یا به عبارت دیگر، در صورتی که چهار ساعت برای یک کار وقت بگذارید، چهار ساعت طول می کشد تا آن کار تمام شود. چنانچه چهار هفته را برای همان کار در نظر بگیرید، چهار هفته طول می کشد تا آن کار را انجام دهید.

قانون پارکینسون یک مفهوم مهم مرتبط با مدیریت زمان و کارایی وظایف یا کار می باشد که به نام مورخ و نویسنده بریتانیایی سیریل نورثکوت پارکینسون نامگذاری شده است. پارکینسون در سال 1955، این قانون را در مقاله ای در مجله اکونومیست مطرح کرد. در این مقاله، پارکینسون داستان طنزآمیزی را درباره یک بانوی مسن که برای خواهرزاده ‌اش کارت پستال می‌ فرستد به اشتراک گذاشت.

حدس می زنید ارسال یک کارت پستال چقدر طول می کشد؟ در صورتی که این کار را به لیست کارهای خود اضافه کنید چند دقیقه را برای صرف این کار در نظر می گیرید؟ به این فکر کنید که این کار چقدر زمان می برد؟

مثال کاربردی قانون مدیریت زمان

طبق داستان، زن مسن یک روز کامل فرصت داشت تا کارت پستال را بفرستد، بنابراین یک روز کامل طول کشید که این کار را انجام دهد. در اینجا خلاصه ای از نحوه گذراندن آن روز توسط زن مسن آمده است:

• جستجوی کارت پستال = 1 ساعت
• جستجوی عینک = 1 ساعت
• جستجوی آدرس خواهرزاده اش = 30 دقیقه
• نوشتن یادداشت روی کارت پستال = 1.5 ساعت
• تصمیم گیری برای بردن کارت پستال به صندوق پست = 20 دقیقه
• کل زمان = 4 ساعت و 20 دقیقه

با توجه به شرایط او، این زن بیش از چهار ساعت طول کشید تا ارسال کارت پستال را انجام دهد. پارکینسون می‌ نویسد: «تمام تلاشی که یک مرد پرمشغله را برای مدت سه دقیقه به خود مشغول می‌ کند، ممکن است به این شکل، شخص دیگری را پس از یک روز، دچار شک، اضطراب و زحمت کند».

تاثیر قانون شگفت انگیز پارکینسون

عمل ساده ارسال یک کارت پستال صرفاً به این دلیل که زن یک روز کامل را برای تکمیل آن اختصاص داده بود، باعث شد آن زن چند ساعت از وقت خود را هدر دهد. در حالی که این یک مثال اغراق آمیز است، همه ما قانون پارکینسون را در انجام کارهای مختلف در زندگی خود تجربه می کنیم.

همچنین شایان ذکر است که بسیاری از افراد اذعان می ‌کنند که مقاله پارکینسون یک شوخی بوده که مشاهدات او در خدمات دولتی بریتانیا را خلاصه می‌ کرد. او در مورد رشد بوروکراسی اظهار نظر می کرد، نه اینکه یک بیانیه کلی در مورد گسترش کار برای همه ما ارائه دهد. با این حال، مشاهدات اولیه پارکینسون به مفهوم گسترده‌ تری از آنچه امروز آن را به عنوان قانون پارکینسون می‌ شناسیم، تبدیل شد.

استعاره ای که به من در درک و توضیح این پدیده کمک می کند، استعاره بالون است. کار گسترش می‌ یابد تا زمان ما را پر کند، همانطور که می‌ توانیم هلیوم را به بالونی اضافه کنیم که از قبل؛ به اندازه کافی هلیوم برای بالا رفتن به آسمان در آن وجود دارد. هنگامی که هلیوم بیشتری اضافه می‌ کنیم، بالون بزرگ‌ تر می ‌شود و فضای بیشتری را اشغال می ‌کند. درست مانند کار در برنامه ما.

طبق تجربه من، این قانون برای مدیریت زمان و بهره وری از اهمیت بسیاری برخوردار است. تحت فشارهای روزافزون کاری و فشار زمانی در زندگی تجاری، کارمندان می توانند به لطف قانون پارکینسون، کار خود را به طور موثرتری برنامه ریزی و اولویت بندی کنند. اصل اساسی این قانون تاکید می کند که کارکنان برای بهره وری بیشتر باید محدودیت های زمانی و اهداف خود را تعیین کنند. به همین دلیل است که درک و به کارگیری قانون پارکینسون کلید موفقیت در تجارت و زندگی شخصی محسوب می شود.

انعطاف پذیری زمان کار: قانون پارکینسون و مدیریت زمان

قانون پارکینسون دیدگاه مهمی در مورد انعطاف پذیری زمان کار ارائه می دهد. به نظر من، این رویکرد می تواند به کارکنان کمک کند تا زمان خود را به طور موثرتری مدیریت کنند. به عنوان مثال، در صورتی که مدت زمان تخمین زده شده برای یک پروژه دو هفته باشد، کارمندان کار خود را برای پر کردن آن زمان برنامه ریزی می کنند. با این حال، چنانچه مهلت به یک هفته کاهش یابد، کارکنان برنامه های خود را به گونه ای تنظیم می کنند که بتوانند همان کار را در زمان کمتری انجام دهند.

این نشان می‌ دهد که کارمندان هنگامی که زمان بیشتری به آنها داده می‌ شود، کار خود را به طور غیر ضروری طولانی می‌ کنند، در حالی که در واقع می‌ توانند کار خود را در زمان کمتری به پایان برسانند. بنابراین، از نظر مدیریت زمان، تعیین ضرب الاجل در سطح بهینه و اطمینان از انعطاف پذیری مهم است.

قانون پارکینسون و اهمال کاری: رابطه و اثرات

قانون پارکینسون نیز ارتباط نزدیکی با اهمال کاری دارد. مشخص است که هر چه مدت زمان انجام وظایف بیشتر شود، کارکنان تمایل بیشتری به تعویق انداختن و عدم تکمیل کار تا آخرین لحظه دارند. براساس تجربه ام، تعیین محدودیت های زمانی با استفاده از قانون پارکینسون یک راه موثر برای جلوگیری از اهمال کاری است.

افزایش بهره وری کار و برنامه ریزی موثر

قانون پارکینسون ابزار مهمی برای بهبود کارایی کار است. برنامه ریزی موثر و اولویت بندی گردش کار به کارکنان این امکان را می دهد که از زمان خود بهتر استفاده کنند و بهره وری بیشتری داشته باشند. ابتدا لازم است وظایف را به ترتیب اهمیت آنها فهرست کنیم و محدودیت های زمانی را برای انجام آنها تعیین نماییم. سپس، در این محدودیت‌ های زمانی، باید استراتژی ‌هایی برای تکمیل سریع ‌تر و کارآمدتر وظایف ایجاد شود.

قانون پارکینسون و تفویض اختیار: توزیع مؤثر وظایف

قانون پارکینسون نیز از نظر تفویض و توزیع وظایف نقش مهمی دارد. به نظر من، مدیران و کارمندان باید وظایفی را به افراد مناسب و در زمان ‌های مناسب محول کنند تا کارها سریع ‌تر و کارآمدتر انجام شوند. این کار با جلوگیری از گسترش وظایف برای تکمیل مهلت‌ ها، بهره ‌وری را افزایش می‌ دهد.

هیچ تحقیق خاصی در مورد موضوع واگذاری مؤثر وظایف وجود ندارد. با این حال، تحقیقاتی در مورد تأثیر تفویض اختیار بر بهره وری وجود دارد. یکی از این مطالعات مقاله «چرا تفویض اختیار نمی کنید؟» است. این مقاله در هاروارد بیزینس ریویو منتشر شد. مقاله مذکور به بررسی تردید مدیران برای تفویض اختیار و تاثیر تفویض اختیار بر بهره وری کسب و کار می پردازد.

محدودیت های زمانی و قانون پارکینسون: راه موفقیت

قانون پارکینسون نشان می دهد که محدودیت های زمانی عامل مهمی در مسیر موفقیت هستند. کار در مهلت های زمانی محدود به کارمندان اجازه می دهد تا کار خود را سریع تر و با تمرکز بیشتر انجام دهند. در عین حال، تعیین مداوم اهداف جدید و تنظیم محدودیت‌ های زمانی، بهبود مستمر را تشویق می‌ کند و دستیابی به موفقیت را آسان‌ تر می‌ نماید.

ساعات کاری انعطاف پذیر: پیامدهای تعادل کار و زندگی

قانون پارکینسون نشان می دهد که ساعات کاری انعطاف پذیر تاثیر مثبتی بر تعادل کار و زندگی دارد. کارکردن انعطاف ‌پذیر در طول ساعات محدود به کارمندان اجازه می ‌دهد کار خود را سریع ‌تر تکمیل کنند و زمان شخصی بیشتری داشته باشند. چنین رویکردی از تعادل بین کار و زندگی پشتیبانی می کند و کیفیت زندگی کلی کارکنان را بهبود می بخشد.

سخن پایانی

قانون پارکینسون پیشنهاد می‌ کند که کار برای پر کردن زمان ما گسترش می‌یابد، اما لازم نیست اینطور باشد. بدین معنی که می توانید به تعویق انداختن، اهمال کاری محدوده، حواس پرتی و سایر موانعی که به قانون پارکینسون کمک می کنند، غلبه کنید.

بر قانون پارکنسون غلبه کنید و با ردیابی زمان خود، استفاده از ضرب الاجل ها و متمایل شدن به روش های مدیریت زمان که حول محدودیت های زمانی متمرکز هستند، از آن به نفع خود استفاده کنید.

مشاوران ما در سایت مافینس می توانند نحوه غلبه بر قانون پارکینسون و مدیریت زمان را به شما آموزش دهند.