مذاکره مجازی یا آنلاین

مذاکره مجازی یا آنلاین ؟ مذاکره مجازی را ترجیح می‌دهید یا حضوری؟ ما انسان‌ ها معمولا در برابر تغییر از حالت سنتی به مدرنیته مقاومت خاصی نشان می‌دهیم! به هر حال گاهی تغییرات بسیار سخت می‌شود. در مورد مذاکرات، این موضوع اجتناب‌ ناپذیر است. یعنی حرکت مذاکرات از حالت حضوری و سنتی به مذاکره مجازی و آنلاین سرعت می‌گیرد.

صرفا نمی‌ توان گفت که کدام نوع مذاکره بهتر است ولی می تونید با آموزش انواع مذاکره بهتر نتیجه بگیرید. مقاومت در برابر گسترش تکنولوژی و تغییر فرایند ها گاهی غیرممکن می‌شود. مذاکرات مجازی هم مثل سیل، بعد از پاندمی کرونا، مذاکرات سنتی و حضوری را تا حد زیادی از بین بردند. مذاکره مجازی چیست و چگونه می‌توان در این نوع مذاکره به موفقیت رسید؟

مختصری در مورد مذاکره مجازی یا آنلاین

مذاکره مجازی چیست؟ تحقیقات نشان می‌دهند که امروزه استقبال از مذاکرات آنلاین بسیار بیشتر شده است. همانطور که می‌دانید، مذاکره یکی از مهارت‌ های مهم برای موفقیت در زمینه تجارت محسوب می‌شود. البته همه‌گیری ویروس کرونا، باعث تشدید استفاده از مذاکرات مجازی به‌ جای حضوری شد. قبل از پاندمی کرونا، اغلب مذاکرات به صورت حضوری انجام می‌شد.

آینده مذاکره مجازی یا آنلاین بسیار روشن است. در آینده‌ای نه‌ چندان دور، تقریبا تمام مذاکرات به این شکل انجام خواهند شد. البته مذاکرات حضوری تفاوت‌هایی با مذاکرات مجازی دارد. با این حال در کلیات و متن مذاکرات، اشتراکات زیادی با هم دارند. با وجود گسترش مذاکرات مجازی، تحقیقات علمی در مورد مذاکره آنلاین و مجازی ثابت کرده‌اند که این نوع مذاکرات کمتر به توافق نهایی می‌رسند.

احتمال از دست رفتن اعتماد در این نوع مذاکرات بسیار بیشتر است و طرف مقابل احساس فریب یا دروغ در مذاکره می کند. به هر حال مذاکرات مجازی هم چالش‌های خاص خود را دارد. برای گذر از چالش های مذاکره آنلاین، باید مهارت‌های خود را افزایش دهید. به همین دلیل نباید با مهارت‌های مذاکرات حضوری انجام شود.

5 راهکار طلایی برای بهبود مهارت های مذاکره در فضای مجازی

برای موفقیت در مذاکرات آنلاین، باید مهارت‌های خاصی کسب کنید. برخی از این مهارت‌ها با مذاکرات حضوری اشتراک دارند و برخی دیگر هم مختص مذاکرات مجازی هستند. در ادامه به معرفی راهکارهایی برای بهبود مذاکرات مجازی می‌پردازیم.

1. حد امکان طرفین مذاکره را کاهش دهید

گاهی مذاکره مجازی یا آنلاین با چند طرف صورت می‌گیرد. به این ترتیب ممکن است مذاکره از مسیر اصلی خود، خیلی زود منحرف شود. هر چقدر طرفین مذاکره آنلاین بیشتر باشند، تعیین این که چه کسی در چه زمانی صحبت کند سخت‌تر خواهد شد. البته اگر کاهش طرفین مذاکره امکان‌پذیر نبود، بهتر است از یک ناظر، برای کنترل و مدیریت جلسه استفاده شود. در حالت کلی وقتی طرفین مذاکره آنلاین افزایش پیدا می‌کند، کیفیت جلسه به شدت کمتر می‌شود.

2. صفحه نمایش بزرگ انتخاب کنید

تحقیقات در مورد چانه‌زنی آنلاین، نشان داده‌اند که اعتماد و برقراری ارتباط موثر با دوربین‌های باکیفیت موثرتر است. همچنین تحقیقات ثابت کرده‌اند، مذاکره‌کنندگانی که از صفحه نمایش بزرگ‌تر استفاده می‌کنند، عملکرد بسیار بهتری نسبت به دیگران دارند. هرچقدر مذاکره‌کنندگان بتوانند چهره یکدیگر را بهتر ببینند، مذاکره باکیفیت‌تری هم خواهند داشت.

3. برقراری ارتباط کلامی را فراموش نکنید

بهتر است در شروع مذاکره مجازی یا آنلاین، گفتگوهای صمیمانه‌ای با طرف مقابل داشته باشید و مراقب زبان بدن او باشید. به هر حال ممکن است فضای مذاکرات آنلاین، کمی خشک‌تر از مذاکرات حضوری باشد. به همین دلیل بهتر است فضای گرمی را ایجاد کنید. برای این کار می‌توانید از یک جوک مودبانه یا سوال صمیمانه استفاده کنید.

4. تیم خود را آماده کنید

اگر با یک گروه در مذاکره حاضر هستید، باید در مورد شرح وظایف هر کدام از اعضا هماهنگ باشید. برای این کار باید برنامه‌ریزی دقیقی داشته باشید. برای سوالات طرف مقابل هر یک از اعضای گروه باید آمادگی داشته باشند تا در طول مذاکره مجازی یا آنلاین به مشکل نخورید. همچنین نظرات همه اعضای گروه باید در یک راستا باشد.

5. اجازه ندهید حواستان پرت شود

به هر حال مذاکره در فضای مجازی، باعث می‌شود که برای انجام چند کار به صورت همزمان وسوسه شوید. وقتی در خانه یا محل کار هستید و کسی در کنار شما حضور ندارد و فقط مذاکره‌کننده از قاب نمایشگر شما را می‌بیند، ممکن است حواستان برای انجام فعالیت‌های دیگر پرت شود. بهتر است محیطی ایجاد کنید که حدالامکان حواستان در طول مذاکرات پرت نشود و روی مذاکره تمرکز کنید.

13 نکته اساسی برای موفقیت در مذاکره مجازی یا آنلاین که باید بدانید

موفق بودن در مذاکره آنلاین به این سادگی‌ها هم نیست! برای موفقیت در این نوع مذاکرات، باید نکاتی را مدنظر قرار دهید. در ادامه به بررسی نکاتی برای مذاکره آنلاین می‌پردازیم.

1. ساعات مذاکره را کاهش دهید

گاهی ممکن است مذاکرات آنلاین، یک روز کامل ادامه داشته باشند. چرا که رساندن محتوای مذاکره و رسیدن به توافق در حالت مجازی دشوار و زمان‌بر است. برای جلوگیری از این اتفاق و خستگی، بهتر است مذاکره را در طول روز به ساعت‌های مختلف تقسیم‌بندی کنید. برای مثال بهتر است دو یا سه جلسه 4 ساعته را در روزهای متفاوت برگزار کنید تا این که یک جلسه کامل یک روزه داشته باشید. این کار باعث می‌شود بازدهی مذاکره آنلاین هم افزایش پیدا کند.

2. تجهیزات خود را بررسی کنید

به هر حال در مذاکره مجازی یا آنلاین، تجهیزات اهمیت زیادی دارند. اگر ایرادی در تجهیزات ارتباطی شما وجود داشته باشد، روند مذاکره دچار اختلال خواهد شد. به همین دلیل قبل از شروع مذاکره تجاری در دنیای مجازی، بهتر است تجهیزات خود را از نظر اتصال و سالم‌بودن بررسی کنید. قطعا اولین موردی که در مورد تجهیزات ارتباط آنلاین به ذهن می‌رسد، اینترنت است. بررسی کنید که اینترنت پرسرعت شما اتصال مناسبی داشته باشد. بعد از آن باید تجهیزات را از نظر منبع تغذیه، کیفیت نمایشگر و … چک کنید تا مشکلی وجود نداشته باشد.

3. مسائل امنیتی را رعایت کنید!

به هر حال ممکن است در طول مذاکره مجازی یا آنلاین، اطلاعاتی افشا شود که نباید به بیرون درز کنند. در این نوع مذاکرات به دلیل این که از نظر فیزیکی تسلطی در مذاکره ندارید، امکان ضبط مکالمات وجود دارد. شما نمی‌توانید به صورت 100 درصدی از این کار جلوگیری کنید، اما می‌توانید تا حدودی احتمال وقوع آن را کاهش دهید. برای این کار می‌توانید از متخصصان فناوری اطلاعات هم کمک بگیرید. همچنین بهتر است در ابتدای مذاکره با طرف مقابل به توافق برسید که نباید هیچگونه ضبط صدا یا تصویری اتفاق بیفتد.

4. مذاکره را با گپ شروع کنید

برای این که مذاکره مجازی یا آنلاین از حالت خشک خود خارج شود، بهتر است از همان ابتدا مکالمه گرمی با طرف مقابل داشته باشید. می‌توانید با تعریف کردن یک جوک خلاقانه مذاکره را آغاز کنید. این کار باعث می‌شود خلق و خوی بهتری در طول مذاکره داشته باشید. همچنین باعث می‌شود نقاط مشترکی را با طرف مقابل پیدا کنید.

5. قوانین ارتباطی را هماهنگ کنید

بهتر است در همان ابتدای مذاکره مجازی یا آنلاین، روشن کنید که روند مکالمات چگونه خواهد بود. موافقت مذاکره‌کنندگان را برای خودداری از انجام چند کار به صورت همزمان بگیرید. به طور کلی ساختار و قوانین مذاکره را با طرفین مذاکره چک کنید تا مشکلی در روند مذاکره ایجاد نشود. همچنین در مورد نوبت صبحت هر یک از طرفین هم به توافق برسید تا همهمه ایجاد نشود. این کار باعث می‌شود آرامش بیشتری بر جلسه مجازی حاکم شود.

6. روشن بودن دوربین را فراموش نکنید

شاید احمقانه بنظر برسد، اما هنوز هم هستند کسانی که در مذاکرات آنلاین، روشن کردن دوربین را فراموش می‌کنند. این اشتباه حس خوبی را هم به طرفین مذاکره منتقل نمی‌کند. چرا که آنها دقیقا نمی‌دانند شما چه کاری انجام می‌دهید. به همین دلیل ممکن است این کار را نوعی بی‌توجهی یا بی‌ادبی تلقی کنند. در آموزش مدیریت مذاکرات آنلاین، این موارد یادآوری می‌شوند.

7. هماهنگی تیمی داشته باشید

یکی از نکاتی که معمولا در مذاکره مجازی یا آنلاین نادیده گرفته می‌شود، هماهنگی با اعضای تیم است. اگر با تیم مذاکره‌کننده در مذاکره مجازی تلفنی در فضای مجازی شرکت می‌کنید، باید از هماهنگی تیم اطمینان داشته باشید. تمام اتفاقاتی که در طول مذاکره اتفاق خواهد افتاد را با اعضای تیم هماهنگ کنید. بهتر است برای هماهنگی بین اعضای تیم از چت ویدئو کنفرانس استفاده نکنید. در این حالت ممکن است طرف مقابل به چت شما دسترسی داشته باشد که این موضوع به هیچ عنوان خوب نخواهد بود.

8. ارتباط چشمی را حفظ کنید!

شاید بپرسید که در مذاکره مجازی یا آنلاین هم ارتباط چشمی معنی می‌دهد؟ بله! از طریق نمایشگر یا دوربین به چشمان همتای خود نگاه کنید. این کار باعث می‌شود حس اعتماد بیشتری منتقل شود. به هر حال زبان بدن و مذاکره مجازی با هم ارتباطاتی دارند! اگر زل زدن به دوربین کار دشواری بنظر می‌رسد، یک گالری از شرکت‌کنندگان در بالای صفحه ایجاد کنید. این کار باعث می‌شود ناخودآکاه بیشتر اوقات به بالای صفحه نگاه کنید.

9. میدان دید خود را گسترش دهید

در آموزش مذاکره مجازی یا آنلاین به این نکته اشاره می‌شود که باید میدان دید مناسبی داشته باشید. به همین دلیل می‌توانید از شرکت‌کنندگان، درخواست کنید تا کمی از دوربین دورتر شوند. همچنین خودتان هم بهتر است کمی از دوربین فاصله بگیرید. اگر تصویر خودتان را در گوشه نمایشگر دارید، آن را حذف کنید. چرا که باعث حواس‌پرتی شما می‌شود. نیازی نیست خودتان را هر لحظه ببینید. همین که شرکت‌کندگان شما را از نمایشگرهای خود ببینند، کافی خواهد بود!

10. استراحت را در برنامه قرار دهید

همانطور که اشاره کردیم، مذاکره در محیط مجازی چت موفق به رعایت نکاتی بستگی دارد. یکی از این نکات در نظر گرفتن زمان‌های استراحت است. به هر حال ممکن است روند مذاکره مجازی یا آنلاین طولانی باشد. نمی‌توانید تمام طول مذاکره را یک‌جا بنشینید.

نیاز دارید تا هر از گاهی از جای خود بلند شوید و قدم بزنید. به همین دلیل زمان‌هایی را برای استراحت در نظر بگیرید. البته بهتر است در مورد این زمان‌های استراحت با طرفین مذاکره در همان ابتدا به توافق برسید. این کار باعث می‌شود تا مشکلی بوجود نیاید. از زمان استراحت برای نوشیدن قهوه یا انجام فعالیت‌های شخصی خود، نهایت استفاده را ببرید.

11. مراقب سوگیری‌ها باشید!

سوگیری چالشی است که در هر مذاکره‌ای ممکن است وجود داشته باشد، اما در اصول مذاکره آنلاین هم وجود دارند. سوگیری‌ها در مذاکره مجازی یا آنلاین بیشتر هم می‌شوند. رایج‌ترین سوگیری در مورد عدم‌هماهنگی رفتاری است. به این شکل که در مذاکرات راه دور، رفتار جور دیگری برداشت می‌شود.

در واقع شما صدا و تصویر بالاتنه طرف مقابل را می‌بینید، اما از تمام زبان بدن او آگاهی ندارید. همین موضوع باعث شکل‌گیری سوگیری می‌شود. به هر حال باید نقاط قوت و ضعف مذاکره آنلاین را هم در نظر داشته باشید.

12. از محتوای اصلی دور نشوید

یکی از اصول اولیه مذاکره تجاری با نرم افزار های چت، تمرکز روی محتوای اصلی است. می‌توانید از ابزارهای مختلفی، برای اشتراک‌گذاری محتوای خود استفاده کنید. به هر حال از محتوای اصلی مذاکره دور نشوید. با توجه به این که مذاکره از راه دور و مجازی است، احتمال عدم‌تمرکز افزایش پیدا می‌کند. استفاده از ابزارهای اشتراک‌گذاری محتوا، باعث افزایش تمرکز شما و طرفین مذاکره مجازی یا آنلاین می‌شود. به همین دلیل این نکته از مذاکره در محیط مجازی ایمیل را فراموش نکنید.

13. نکات مهم و کلیدی را خلاصه کنید

اگر بهترین حالت را در نظر بگیریم، شما بیشتر نکات ذکرشده را در طول مذاکره مجازی یا آنلاین رعایت کرده‌اید. با این حال بهتر است خلاصه‌ای از جلسه آنلاین را بنویسید. این خلاصه را بعد از اتمام جلسه، برای همه اعضا ایمیل کنید. همچنین از آنها درخواست کنید که صورت ‌جلسه را مطالعه و تائید کنند. این کار باعث جلوگیری از ایجاد سوءتفاهم‌های احتمالی می‌شود. همچنین باعث مشخص شدن محتوای مهم جلسه و نتیجه آن خواهد شد. به همین دلیل خلاصه‌نویسی یا یادداشت برداری از جلسه مذاکره آنلاین را فراموش نکنید.

کلام پایانی

با توجه به گسترش تجهیزات و تکنولوژی، اکثر فعالیت‌ها از شکل کلاسیک و سنتی خود خارج می‌شوند. با این اوصاف مذاکره مجازی یا آنلاین هم به مرور زمان، جایگزین مذاکرات حضوری و سنتی شده است. البته هنوز هم مذاکرات حضوری، طرفداران خاص خود را دارد. با این حال نمی‌توان از گسترش روزافزون مذاکرات آنلاین هم چشم‌پوشی کرد. مذاکرات آنلاین هم مزایا و معایب خود را دارند.

برای موفقیت در این نوع مذاکرات، باید مهارت‌هایی را در خود تقویت کنید. البته بسیاری از مهارت‌های مورد نیاز مذاکره آنلاین با مذاکره حضوری مشترک است. برخی دیگر از این مهارت‌ها هم اختصاصی هستند. برای این که مذاکرات موفقی داشته باشید، باید نکاتی را هم رعایت کنید که در این مطلب به بررسی آنها پرداختیم و همچنین پیشنهاد می شود صفحه اصول مذاکره را دیدن فرمایید