4 مرحله ی عبور از بحران کسب و کار

به طور طبیعی، اغلب افراد از برنامه ریزی برای موقعیت های بحرانی اجتناب می کنند ولی باید بهترین روش مقابله با بحران کسب و کار را آموزش ببیند. به هر حال، کارهای زیادی وجود دارد که می توانید از آنها در شرایط بحرانی برای مقابله با آن انجام دهید. متأسفانه، فاجعه می تواند به هر شرکتی و در هر زمان ضربه بزند. حتی دشوارتر از برنامه ریزی واقعی برای چنین وقایعی، تعیین این است که برای چه امکاناتی باید برنامه ریزی کرد.

اخیراً این فهرست بی پایان به نظر می رسد، در درون یک کسب و کار، بحران می تواند هر چیزی از شکست در رهبری تا خرابکاری عمدی باشد. و در حالی که برخی از موقعیت های بحرانی در یک لحظه اتفاق می افتند، برخی دیگر در طول زمان تکامل می یابند.

در حالی که موقعیت‌ های بحرانی ممکن است خود را به روش‌ های مختلفی نشان دهند، اما هر یک از آنها این توانایی را دارند که آسیب‌ های مالی جدی و شاید مهم‌ تر از آن به برند شرکت شما وارد کنند. در ادامه بهترین روش های مقابله با بحران در کسب و کارها را توضیح خواهیم داد. برای مطالعه مطالب ارزشمند در مورد کسب و کارها و افزایش فروش به سایت مافینس مراجعه کنید.

چگونه یک بحران تجاری را در چند مرحله مدیریت کنیم؟

هنگامی که یک شرکت را اداره می کنید، ممکن است بسیاری از موارد اشتباه پیش برود. به عنوان مثال، تماس یک کارمند بیمار به منظور اخذ مرخصی، برای اضافه کردن موانع به روز شما کافی است. خوشبختانه غلبه بر بسیاری از موانع به راحتی امکان پذیر می باشد. با این حال، حل کلیه مشکلات به این سادگی نیست. در واقع، برخی حتی ممکن است تکامل یافته باشند و به بحران تبدیل شوند.

در یک بافت سازمانی، بحران یک وضعیت برنامه ریزی نشده است که باعث ایجاد اختلالات اساسی برای سازمان و افراد درون آن می شود. البته، هیچ کسب ‌و کاری نمی ‌خواهد با بحران مواجه شود، اما چنانچه با بحران مواجه شدید، آماده ‌بودن و آگاهی از اینکه چه کاری باید انجام دهید، می ‌تواند به سرعت و با کمترین آسیب ممکن به کسب و کار شما کمک کند.

1- قبل از وقوع بحران، برنامه ریزی کنید.

• یک تیم تشکیل دهید.
• نوع بحران را مشخص کنید.
• بهترین شیوه های رهبری را پیدا کنید.
• کارمندان خود را آموزش دهید.
• با مخاطبان خود ارتباط برقرار کنید.
• طرح خود را مرور و به روز کنید.
• قبل از شروع بحران، یک برنامه توسعه دهید.

2- طرح مدیریت بحران با استفاده از کامپیوتر

چنانچه پس از وقوع یک بحران، تدوین برنامه ای برای مقابله با آن را آغاز کنید، دیگر خیلی دیر شده است. پاسخ‌ های شما به تأخیر می ‌افتد، کاهش آن کند خواهد بود و اثرات کلی برای مدت زمان طولانی‌ تری باقی خواهند ماند. بنابراین بهترین راه برای مدیریت یک بحران تجاری، برنامه ریزی برای آن حتی قبل از وقوع بحران است. برای آغاز ایجاد طرح خود، ابتدا به تخیل خود اجازه دهید تا به کار بیافتد. هر نوع بحرانی که می توانید تصور کنید که می تواند بر کسب و کار شما تأثیر بگذارد، را در نظر بگیرید و آنها را یادداشت کنید. اکنون پیام ‌های کلیدی، عذرخواهی، توییت ‌ها و موارد دیگر را از قبل یادداشت کنید.

3- یک تیم کارآمد و با صلاحیت تشکیل دهید

برای کسب و کار خود یک تیم با صلاحیت انتخاب کنید. مگر کسب و کار شما کوچک باشد. با این حال، هر چه کسب و کار شما بزرگ تر باشد، تیم (های) شما باید بزرگ تر باشند. برای تیم اصلی خود از بالای سازمان کار خود را آغاز کنید. این گروه از افراد معمولاً کسانی هستند که به طور عمومی در مورد بحران صحبت می کنند. مدیران ارشد (اجرایی، عملیات، و غیره) و سایر مدیران (ارتباطات، بازاریابی، خدمات مشتریان و غیره) باید شامل آن شوند. این افراد باید درک عمیقی از نقش خود در شرایط بحرانی داشته باشند.

در اینجا می توانید تیم های دیگر را تنها برای کمک به مدیریت سازماندهی کنید. به عنوان مثال، مدیران رده پایین شما یک کانال عالی برای برقراری ارتباط با کارکنان عمومی خواهند بود.

4- نوع بحران را مشخص کنید

یکی دیگر از بهترین روش مقابله با بحران کسب و کار این است که قبل از اینکه بتوانید یک بحران تجاری را مدیریت کنید، باید بدانید که با چه نوع بحرانی روبرو هستید. به طور کلی 9 روش مختلف برای دسته بندی بحران ها وجود دارد. برخی حتی ممکن است در چند دسته قرار گیرند. این دسته بندی ها عبارتند از:

بلایای طبیعی:

بلایای طبیعی رویدادی خارج از کنترل شماست که ممکن است سازمان شما را تحت تاثیر قرار دهد. به عنوان مثال، سیل ممکن است باعث تعطیلی دفتر مرکزی شما شود و در نتیجه عملیات متوقف گردد. از دیگر نمونه های بلایای طبیعی می توان به زلزله، طوفان، گردباد، آتش سوزی جنگل ها، کولاک، آتشفشان ها و غیره اشاره کرد.

بحران های تکنولوژیکی:

این وضعیت بحرانی خاص ناشی از یک خطای تکنولوژیکی است که می تواند داخلی یا خارجی باشد. به عنوان مثال، هکری که به سیستم شما نفوذ می کند و داده های مشتری ها را می دزدد، یک بحران تکنولوژیکی است که توسط یک عامل خارجی ایجاد می شود. کارمندی که به طور تصادفی ایمیلی ارسال می کند اما گیرندگان را فراموش می کند ممکن است یک دلیل داخلی باشد. نمونه های دیگر شامل ویروس ها، کار نکردن ماشین های پرداخت و غیره است.

موقعیت های پرسنلی:

چنانچه یک کارمند، ریشه یک موقعیت منفی باشد، به عنوان بحران پرسنلی شناخته می شود. برای مثال، مدیری که کارکنان را آزار می دهد، این پتانسیل را دارد که برای یک شرکت فاجعه بار باشد.

تخلفات سازمانی:

تخلف سازمانی زمانی رخ می دهد که یک کسب و کار به عنوان یک کل درگیر اعمال ناشایست یا گمراه کننده باشد. به عنوان مثال، فروش داده‌ های مشتری به اشخاص ثالث بدون افشای آن. این رویه ممکن است در صورت کشف، باعث ایجاد بحران شود. دستکاری داده ها، دروغ گفتن در مورد استفاده از بودجه، و موارد دیگر نمونه های دیگری از تخلفات سازمانی هستند.

بحران مالی:

کمبود بودجه در یک کسب و کار می تواند باعث ایجاد طیفی از بحران ها شود. به عنوان مثال، اخراج کارکنان به دلیل اینکه دیگر نمی توانید آنها را در لیست حقوق و دستمزد نگه دارید ممکن است یک بحران باشد. سایر بحران مالی شامل ناتوانی در پرداخت بستانکاران و اعلام ورشکستگی است.

بحران ‌های رقابت:

چنانچه رقبای شما در مورد کسب و کار یا صنعت شما اظهار نظر کنند، ممکن است بر شما تأثیر منفی بگذارد که آیا این گفته درست است یا خیر. به عنوان مثال، یک رقیب ممکن است ادعا کند که محصول شما از مواد شیمیایی ناامن خاصی استفاده می کند که می تواند باعث ایجاد یک بحران شود.

موقعیت تقابلی:

چنانچه گروهی (یا گروه ‌هایی) از افراد خواستار تغییراتی در شیوه‌ های تجاری شما باشند، ممکن است منجر به یک موقعیت تقابلی شود. به عنوان مثال، معترضانی که از یک شرکت لوازم آرایشی خواستند آزمایش روی حیوانات را متوقف کند، باعث ایجاد یک موقعیت تقابلی شدند.

بهترین شیوه های رهبری را بیابید

واکنش یک شرکت به یک بحران تنها به اندازه تیم رهبری آن قوی است. رهبری ضعیف منجر به عدم انسجام در پیام رسانی، اقدامات تاخیری و به طور کلی هرج و مرج بیشتر خواهد شد. تمام تلاش خود را برای تجسم ارزش های شرکت خود به کار بگیرید تا به عنوان یک مدیر باکفایت تیم خود را رهبری کنید.

1- کارمندان خود را آموزش دهید

بحران ها موقعیت های هولناکی را پدید می آورند. این برای شما و همچنین برای همه کارمندان شما صادق است، به ویژه به این دلیل که ممکن است همه از اطلاعات آگاه نباشند یا ندانند چگونه باید به بحران ها پاسخ دهند. چنانچه فردی از یک کارمند سوالی بپرسد و او آمادگی نداشته باشد، پاسخ او ممکن است باعث بدتر شدن بحران شود. بنابراین وقت بگذارید و کارکنان خود را از اتفاقاتی که در حال رخ دادن است آگاه کنید و به آنها آموزش دهید که چگونه به افراد خارج از سازمان پاسخ دهند.

2- با مخاطبان خود ارتباط برقرار کنید

در شرایط بحرانی، کسب و کارها باید در اسرع وقت واکنش نشان دهند. برخی تخمین ها توصیه می کنند که برای انتشار بیانیه رسمی در مورد وضعیت، کمتر از دو ساعت تا بیش از 24 ساعت وقت صرف کنید. اگرچه سرعت بسیار مهم است، بیمی از ترسیم پیش نویس یک بیانیه نداشته باشید (چنانچه قبلاً آن را در برنامه مدیریت خود ندارید) سپس یک یا دو ساعت صبر کنید و مجددا به آن بیاندیشید و آن را تصحیح نمایید.

3- برنامه خود را مرور و به روز کنید

هنگامی که بحران فروکش کرد و کسب و کار شما توانست تا اندازه ای به عملکرد عادی خود بازگردد، برای بررسی واکنش و اقدامات خود وقت بگذارید و در صورت لزوم برنامه مدیریت بحران خود را به روز کنید. از کارهایی که به خوبی در زمان بحران انجام داده ‌اید، در صورت بروز یک موقعیت جدید در آینده نیز استفاده کنید.

سخن آخر

در سال 2010، خودروساز ژاپنی، تویوتا، با بحرانی حماسی مواجه شد. افراد برجسته دیگری مانند جانسون و جانسون، اکسون و پپسی نیز با بحران های غیرمنتظره ای در کسب وکار خود مواجه شدند. درس های ارزشمندی را می توان از نمونه ها آموخت.

در صورتی که اخیرا با بحران در کسب و کار خود مواجهه شده اید می توانید از بهترین روش مقابله با بحران کسب و کار استفاده کنید. در صورتی که به مشاوره نیاز دارید، با کارشناسان ما در سایت مافینس تماس بگیرید.