چک لیست برنامه ریزی برای مذاکره

برای انجام حتی کوچک‌ ترین فعالیت‌ های روزمره هم به برنامه‌ ریزی نیاز داریم. شاید این برنامه‌ریزی در ظاهر به چشم نیاید، اما حداقل در ذهن انجام می‌شود. با این اوصاف مذاکره هم بدون برنامه‌ریزی امکان‌پذیر نیست. این یک خودکشی است که بدون آمادگی قبلی و بدون برنامه‌ریزی، وارد مذاکره شویم. به همین دلیل تهیه چک لیست برنامه ریزی برای مذاکره ضروری است، اما این کار را چگونه باید انجام دهیم؟

موضوع برنامه‌ریزی و آمادگی برای مذاکره، نباید ساده گرفته شود. چرا که در روند مذاکره تاثیرگذار است. اساسا برنامه‌ریزی، باعث افزایش کنترل ذهنی شما روی روند مذاکره می‌شود. برای برنامه‌ریزی صحیح، باید مراحل خاصی را طی کنید. این مراحل کدامند؟ در ادامه به تشریح مراحل و گام‌های برنامه‌ریزی برای مذاکره خواهیم پرداخت.

چرا باید برای مذاکره آمادگی داشته باشیم؟

قبل از پرداختن به معرفی چک لیست برنامه ریزی برای مذاکره، بهتر است به ضرورت انجام این کار بپردازیم. اساسا هیچ کاری بدون برنامه‌ریزی و آمادگی قبلی به سرانجام مطلوبی نمی‌رسد. مذاکره هم یک فرایند بسیار حساس است که نیاز به آمادگی کافی برای موفقیت دارد. صرف زمان حتی بسیار کم برای آمادگی، می‌تواند تاثیرات شگفت‌انگیزی در نتیجه مذاکره داشته باشد.

بهتر است قبل از شروع مذاکره با چالش‌های احتمالی در ذهنتان دست و پنجه نرم کنید. این کار باعث می‌شود اگر در طول مذاکره با این چالش‌ها برخورد کردید، تصمیم‌گیری‌های عجولانه نداشته باشید. همچنین عدم‌آمادگی شما در مذاکره، باعث کاهش اعتماد به نفس خواهد شد. این موضوع می‌توان لطمه بزرگی به نتیجه مذاکره شما بزند. به هر حال آمادگی قبل از هر مذاکره‌ای ضروری است.

11 گام اساسی تا آماده‌شدن برای مذاکره

آمادگی قبل از مذاکره کار ساده‌ای هم نیست. برای این کار باید مراحلی را طی کنید. مراحل چک لیست برنامه ریزی برای مذاکره، باید با دقت زیادی انجام شوند. هیچوقت بدون آمادگی قبلی وارد هیچ نوع مذاکره‌ای نشوید. در ادامه گام به گام مراحل آماده‌شدن برای مذاکره را تشریح خواهیم کرد.

گام اول؛ تعریف مسئله

خیلی ساده است؛ شما قبل از انجام هر کاری، باید مسئله موجود در آن را تعریف کنید. اغلب مذاکره‌کنندگان این موضوع ساده را نادیده می‌گیرند. چرا که بیشتر اوقات به نتیجه مذاکره و پیروزی فکر می‌کنند. همین موضوع باعث می‌شود تا از تعریف موضوعات مذاکره غافل شوند. البته این نکته را هم در نظر داشته باشید که نیازی به تعریف دقیق و ایجاد محدودیت موضوعی نیست. این کار باعث می‌شود فضای ذهنی کمتری در مذاکره داشته باشید.

هنگان تعریف مسئله، بهتر است فضای باز و انعطاف‌پذیری برای موضوعات قرار دهید. با این کار راه خلاقیت و پیدا کردن ترفندهای جدید در مذاکره، همچنان باز باقی می‌ماند. موضوع تعریف مسئله و تمرکز در چک لیست برنامه ریزی برای مذاکره اهمیت دارد، اما نباید باعث تک‌بعدی شدن شود. توجه به طرح مسائل و خواسته‌های طرف مقابل اهمیت زیادی در این مرحله دارد.

گام دوم؛ تعریف علاقه

تعریف مسئله با علایق بسیار متفاوت است. در تعریف علایق، شما باید ببینید که در مذاکره به چه چیزی علاقه دارید. اگر واقعا برای کسب پول بیشتر وارد مذاکره شده‌اید، می‌توانید علاقه خود را تعریف کنید. هیچ مشکلی از این بابت وجود ندارد. با خودتان رو راست باشید. پرسیدن این که چرا به دنبال پول هستید، بسیار واضح است! پول ابزاری است که بسیاری از فعالیت‌ها حول آن می‌چرخند. البته قطعا همه چیز پول نیست. در چک لیست برنامه ریزی برای مذاکره، باید علایق خود را تعریف کنید. این علایق، ممکن است به شرح زیر باشند:

• حس تعلق
• امنیت
• رفاه اقتصادی
• کنترل بیشتر

مواضع متضاد در مذاکره خطرناک نیستند. مشکل اساسی در تضاد بین خواسته‌ها، دغدغه‌ها، نیازها و علایق طرفین است. روشن کردن علایق و تعریف آنها، باعث می‌شود با دید بازتری وارد مذاکره شوید. به این ترتیب احتمال توافق هم افزایش پیدا خواهد کرد.

گام سوم؛ تجزیه و تحلیل طرف مقابل

در این مرحله از چک لیست برنامه ریزی برای مذاکره، تمرکز روی طرف مقابل گذاشته می‌شود. تمرکز باید روی تعامل با طرف مقابل قرار داده شود. چگونه باید تمرکزتان را روی طرف مقابل بگذارید؟ برای این کار ابتدا باید به تحقیق و جمع‌آوری اطلاعات بپردازید. البته یک راه‌حل هم بررسی تجارب مذاکرات گذشته است. به این فکر کنید که طرف مقابل چه موضعی اتخاذ خواهد کرد. آیا با یک مذاکره مبتنی بر منافع مواجه هستید یا مبتنی بر قدرت؟ در مورد اهرم‌های استراتژیک احتمالی که طرف مقابل ممکن است در مذاکره از آنها استفاده کند، فکر کنید. در این مورد هم می‌توانید به سوابق مذاکراتی طرف مقابل بپردازید.

اگر هیچ زمینه‌ای در مورد طرف مقابل خود ندارید، بهتر است از تحقیقات آزاد استفاده کنید. به این معنی که صرفا اطلاعات عمومی را در مورد طرف مقابل جمع‌آوری کنید. برای نمونه در مورد محصول، بازار آن، گزارش‌های عملکرد وب‌سایت شرکت مقابل و … اطلاعات کافی کسب کنید. به هر حال چک لیست برنامه ریزی برای مذاکره به جمع‌آوری اطلاعات هم نیاز دارد. البته به این نکته توجه کنید که به چه نوع و چه مقدار اطلاعاتی نیاز دارید تا دچار اشتباه نشوید.

گام چهارم؛ طرح‌ریزی مسائل طرف مقابل

بعد از تعریف مسئله و علایق خود در مذاکره، بهتر است چاره‌ای هم برای طرف مقابل بیندیشید! البته این چاره‌اندیشی برای طرف مقابل به نفع خودتان خواهد بود. منظور از چاره‌اندیشی این است که خودتان را واقعا جای طرف مقابل بگذارید. به این فکر کنید که واقعا آنها از این مذاکره چه می‌خواهند. با فکر کردن در مورد این مسئله، می‌توانید تا حدود زیادی تاکتیک‌ها و استراتژی‌های طرف مقابل را هم حدس بزنید. بنابراین برنامه ریزی برای مذاکره، محدود به خودتان نمی‌شود.

در این مرحله از چک لیست برنامه ریزی برای مذاکره، باید به این موضوع فکر کنید که طرف مقابل چه پیشنهاداتی روی میز خواهد گذاشت؟ آیا امتیازاتی وجود دارد که نگرانی از دست‌دادن آنها را داشته باشند؟ همه این مسائل به شما کمک می‌کنند تا حین مذاکره، تمام تاکتیک‌های طرف مقابل برای شما مشخص و رو باشند. حتی اگر کاربلد و خلاق باشید، می‌توانید رکب‌های خوبی بزنید! اگر میخواهید مذاکره موفقی داشته باشید حتما مقاله انتخاب استراتژی مذاکره را بخوانید.

گام پنجم؛ تعریف علایق طرف مقابل

بعد از شناسایی مسائل و استراتژی‌های طرف مقابل، نوبت به بررسی علایق آنها می‌رسد. شاید درک علایق طرف مقابل کار دشواری به‌نظر برسد. در واقع این بخش از چک لیست پیش از مذاکره، بسیار پیچیده‌تر از اهداف و استراتژی‌هاست. برای پیدا کردن علایق و خواسته‌های طرف مقابل در مذاکره، باید وقت زیادی صرف بررسی اطلاعات کنید. در این مرحله از چک لیست برنامه ریزی برای مذاکره، باید مهارت‌های حدس و گمان خود را هم محک بزنید. البته اگر بتوانید علایق طرف مقابل را به‌درستی شناسایی کنید، می‌توان گفت نیمی از راه موفقیت در مذاکره را طی کرده‌اید. با انجام این کار، می‌توانید استراتژی‌های مناسبی را برای مذاکره اتخاذ کنید.

گام ششم؛ بررسی تاثیرگذاری منافع

باید برای تاثیرگذاری منافع متقابل آمادگی داشته باشید. وقتی علایق و استراتژی‌های خود و طرف مقابل را بررسی و ارزیابی می‌کنید، این امکان را دارید تا مذاکره را به صورت یک کل در نظر بگیرید. این موضوع باعث می‌شود دید وسیع‌تر و جامع‌تری روی موضوعات مذاکره داشته باشید. داشتن دید جامع و کلی‌نگر، باعث می‌شود کنترل بیشتری روی روند مذاکره داشته باشید.

آگاهی از علایق و استراتژی‌های طرف مقابل در چک لیست برنامه ریزی برای مذاکره، باعث افزایش تاثیرگذاری منافع خواهد شد. در واقع می‌توانید منافع دو طرف را به یکدیگر نزدیک کنید و منافع مشترک تشکیل دهید. به این ترتیب مذاکره حالت برد- برد خواهد داشت. به این معنی که دو طرف مزایای تقریبا یکسانی دریافت خواهند کرد.

گام هفتم؛ مشورت با دیگران

یکی دیگر از اقدامات برنامه ریزی برای مذاکره، مشورت با دیگران است. البته منظور از دیگران در این گام، افراد عادی نیستند، بلکه باید سراغ افراد باتجربه و متخصص بروید. به هر حال یک مذاکره پیچیدگی‌ها و حساسیت‌های خاص خود را دارد. چشم امید مدیران ارشد و کارکنان مجموعه به شما دوخته شده است. به همین دلیل قبل از شروع مذاکره در مورد کلیات موضوع و روند مذاکره از افراد خبره مشورت بگیرید. مشورت با این افراد برای دستیابی به موفقیت در مذاکره ضروری است.

البته گاهی ممکن است مذاکره روند طولانی مدتی داشته باشد. در این حالت باید مشورت‌های مداوم و مستمری را در دستور کار خود قرار دهید. البته در این مرحله از برنامه ریزی برای مذاکره، باید دقت زیادی در انتخاب فرد مشورت‌دهنده داشته باشید. ممکن است فردی را که انتخاب می‌کنید به نوعی رقیب شما باشد و در راستای تخریب و عدم‌موفقیت شما اقدام به ارائه پیشنهادات نامناسب کند.

گام هشتم؛ تعیین اهداف مذاکره

به جرات می‌توان گفت که مهم‌ترین گام چک لیست برنامه ریزی برای مذاکره، تعیین اهداف است. قبل از شروع هر فرایندی، باید هدف مشخصی داشته باشید. مذاکره هم از این قاعده مستثنی نیست. اساسا انجام هر کاری بدون هدف سرانجامی نخواهد داشت. با توجه به منافع و علایق خودتان و طرف مقابل، شروع به نوشتن اهداف مشخص کنید. البته اهداف باید واقع‌بینانه باشند.

نکته حائز اهمیت در خصوص تعیین اهداف در مراحل برنامه ریزی انجام مذاکره، توجه به زمان‌بندی است. به این معنی که اهداف باید دارای زمان‌ خاصی در طول مذاکره باشند. اگر به هر دلیلی در روند مذاکره اهداف شما محقق نشوند به نقطه ترم مذاکره رسیده‌اید. به هر حال موضوع هدف اهمیت بسیار بالایی دارد. اساسا هر دو طرف مذاکره برای تحقق اهداف خود چانه‌زنی می‌کنند. به همین دلیل اگر از هدف خودتان دور شدید، بهتر است فکر دیگری برای مذاکره بکنید!

گام نهم؛ شناسایی نقاط مقاومت

به نقطه‌ای از مذاکره که یکی از طرفین حاضر به عقب‌نشینی و پذیرش می‌شود، نقطه مقاومت می‌گویند. این نقاط ممکن است در طول مذاکره وجود داشته باشند. نقطه مقاومت در واقع مرزی است که طرف مقابل حاضر به پذیرش و کنار آمدن با پیشنهادات شما می‌شود. نقطه مقاومت موقعیتی است که منافع اساسی شما را منعکس می‌کند. به همین دلیل در این گام از چک لیست برنامه ریزی برای مذاکره، باید به شناسایی این نقاط بپردازید.

تعیین نقطه مقاومت ممکن است در ابتدا دشوار بنظر برسد، اما با توجه به شناسایی علایق و خواسته‌های طرف مقابل ساده‌تر می‌شود. شما باید تعیین کنید که طرف مقابل دقیقا کجا انعطاف نشان خواهد داد. این کار باعث می‌شود در طول مذاکره، آمادگی بیشتری داشته باشید.

گام دهم؛ توسعه شواهد حمایتی

در این گام از چک لیست پیش از مذاکره، باید حقایق یا شواهد احتمالی را در راستای موفقیت در مذاکره پیدا کنید. در این مرحله، باید اطلاعات لازم در خصوص حقایق مذاکره با طرف مقابل را جمع‌آوری کنید. توسعه شواهد حمایتی به افزایش احتمال متقاعد شدن طرف مقابل کمک می‌کند. در این حالت بدون تلاش بیش از اندازه و با ارائه شواهد حمایتی خود، می‌توانید طرف مقابل را برای پذیرش پیشنهادات و خواسته‌های خود قانع کنید.

گام یازدهم؛ توسعه برنامه

حالا نوبت به گام اصلی چک لیست برنامه ریزی برای مذاکره رسیده است. اساسا تمام مراحل قبل را انجام می‌دهید تا به برنامه‌ریزی برسید. بعد از تعیین اهداف، نیازها، علایق و … باید پلن و استراتژی‌های خود را برای مذاکره آماده کنید. دقت داشته باشید که برنامه‌ریزی شما با اهدافتان هماهنگی داشته باشد. استراتژی‌های مذاکره بسیار زیاد هستند. در گام نهایی برنامه ریزی برای مذاکره، باید استراتژی‌های خود را به صورت دقیق مشخص کنید. تنظیم استراتژی کار بسیار حساسی است. چرا که سایر فرایندهای مذاکره، حول استراتژی‌ها می‌چرخند. با تعیین برنامه‌ریزی و استراتژی صحیح، گام بلندی برای دستیابی به توافق برداشته‌اید.

کلام پایانی

اقدامات برنامه ریزی برای مذاکره، اهمیت بسیار بالایی دارند. چرا که اگر برنامه‌ریزی درستی داشته باشید، تقریبا نیمی از راه دستیابی به توافق را طی کرده‌اید. در این مطلب 11 گام چک لیست برنامه ریزی برای مذاکره را به شما معرفی کردیم. این 11 گام نشان می‌دهند که قبل از شروع مذاکره، چه فعالیت‌هایی باید انجام دهید. به هر حال قبل از شروع هر مذاکره‌ای، باید آمادگی‌های لازم را داشته باشید. اگر آمادگی نداشته باشید، قطعا در طول مذاکره با مشکل مواجه خواهید شد. نکته مهم در خصوص آمادگی قبل از مذاکره، تعیین اهداف و استراتژی‌های درست است. استراتژی یا برنامه‌ریزی، همانند چراغ راه شما را در روند مذاکره کمک می‌کنند. برای آمادگی بیشتر، می‌توانید از تجربیات و نظرات افراد متخصص در مذاکره هم استفاده کنید.

فراموش نکنید در صفحه اصول مذاکره مقالات تاثیرگذاری برای شما هست که می توانید از آن هم دیدن کنید